Vă doriți să fiți mai eficienți, mai productivi, mai împliniți? 7 pași pentru un time management mai bun
Un bun time management include eficiență în muncă, dar și timp pentru relaxare și hobby-uri Foto: Shutterstock
Deși prețios, timpul este adesea risipit, consumat fără a ține cont de nevoile noastre, ci mai des de factorii externi. Un bun time management înseamnă să distribuim această resursă, astfel încât să existe un echilibru pe palierele vieții noastre. Iată cum putem avea mai mult control asupra modului în care alegem să ne petrecem timpul.
Timpul, între teorie și practică
Analizând situații de time management deficitar am descoperit că, deși știm teoria despre modul în care e recomandat să gestionăm timpul și poate suntem și disciplinați, tot există loc de mai bine. Am înțeles că nu e doar despre a aplica niște tehnici, ci e și despre ceva mai profund, mai puțin conștientizat și observat de către noi înșine… respectiv, despre convingerile pe care le avem despre timp și modul în care dorim să îl petrecem.
Citește și articolul: „8 tehnici de relaxare pentru detox mental. Cele mai eficiente”
Întrebarea cu care pornesc aici este: Ce soluții avem pentru a obține un timp utilizat cu sens pentru noi (un timp care să conteze, în care să ne împlinească ceea ce alegem să facem, un timp în care să fim prezenți), dar și pentru a fi eficienți și productivi? Vă propun să identificăm abordări care să ne ajute în ambele direcții.
Time management în funcție de valorile noastre
În ședințele de terapie fac adesea un exercițiu care aduce răspunsuri la întrebarea legată de sens. Exercițiul se referă la a-ți imagina că ai deja 70-80 de ani, că poți să tragi niște concluzii despre cum ți-ai trăit viața: despre ce ți-a plăcut, ce ți-a adus bucurie, satisfacție, ce nu ți-a plăcut, ce impact ai avut asupra familiei, comunității, profesiei, ce regreți că nu ai făcut, etc.
La final, întotdeauna adresez întrebarea: „Ce ți-ar recomanda Sinele tău ajuns la 70-80 de ani ție, la vârsta pe care o ai acum? Ce ți-ar recomanda să faci, astfel încât să ajungi la vârsta de 70-80 de ani și să fii împăcat, mulțumit că ai valorificat timpul în cel mai bun mod pentru a-ți împlini potențialul, a-ți urma visurile, a face bine celor din jur?” Totodată, îi invit pe cei cu care lucrez să completeze un chestionar de valori, deoarece a respecta valorile noastre în tot ceea facem ne dă sens și mulțumire.
Poți face și tu un exercițiu similar, într-o formă simplificată, analizând valorile tale, pornind de la domeniile de viață cele mai semnificative pentru tine: familia, relațiile de dragoste, munca, prietenii și viața socială, creșterea copiilor, educația, recreerea și distracția, spiritualitatea, îngrijirea propriei persoane, viața comunitară. Acordă o notă, de la 0 la 10, fiecărui domeniu, în funcție de importanța lui pentru tine.
La finalul exercițiului, gândește-te la o intenție pentru fiecare domeniu cotat cu punctaj 9-10. Poate vrei să îți întemeiezi o familie sau să îți continui educația, să îți acorzi mai multă atenție și grijă ție, sau să evoluezi profesional? Următorul pas este să te gândești la 3 acțiuni angajate, în direcția susținerii intenției tale. Planifică aceste activități și, în felul acesta, vei avea un mai bun time management și vei simți o mai mare satisfacție legată de viața ta.
Îți recomandăm și articolul: „Ce trebuie să oferi într-o relație de cuplu?”
Sabotorii timpului de calitate
Printre sabotorii unui timp de calitate, în care să fim productivi și mulțumiți, enumăr următorii:
Convingerile noastre negative: Vorbim aici despre credințe precum „Îmi e frică să nu mă plictisesc”, „Timpul înseamnă bani”, „Amân pe mai târziu proiectul X, poate încă nu sunt suficient de pregătit”, „Nu vreau să dezamăgesc”, „Nu sunt suficient de bun/ă”, care ne determină să alegem sau să acționăm în consecință, ajungând să procrastinăm sau să ne plângem mereu că nu avem suficient timp.
Lipsa disciplinei: Deseori ne dorim anumite lucruri, dar nu ne acordăm timpul necesar pentru a ne planifica activitățile, astfel încât să ne permitem să includem lucrurile dorite, căutate. Disciplina atrage cu sine un time management mai eficient, și un mai bun control asupra deciziilor pe care le luăm privind programul nostru.
Perfecționismul. Uneori, perfecționismul implică inclusiv angajarea în numeroase activități considerate utile, petrecerea unui timp îndelungat la muncă, în detrimentul altor activități. În felul acesta, ne autosabotăm în alocarea unor intervale de timp dedicate nouă și nevoilor noastre autentice.
Incapacitatea de a ne apăra limitele și lipsa asertivității. Câți dintre noi știu să spună „nu”? Un time management deficitar apare și atunci când avem dificultăți în a trasa limite celor din jur și în a practica un comportament asertiv. Cât timp ne este dificil să refuzăm, vom pica în capcana lipsei de timp, întrucât cel mai ușor renunțăm la timpul pentru noi.
Lipsa planificării. Activitățile dorite și căutate ar fi bine să fie incluse în programul nostru, cu aceeași disciplină și rigurozitate cu care notăm responsabilitățile și urgențele.
Un mediu care ne perturbă atenția. Este sănătos să fim atenți la factorii distractori și să identificăm cum anume ajungem să ne îndepărtăm de obiectivele noastre privind un bun time management?
Lipsa unor intenții/ obiective clare. Obiectivele neclare înseamnă rezultate lipsite de consistență. Formularea unor obiective înseamnă, totodată, stabilirea pașilor intermediari pentru atingerea lor și includerea acestora în program.
Frica de a nu lua cea mai bună decizie legat de cum alegem să folosim timpul sau frica de a ne asuma responsabilitatea pentru consecințele deciziei luate. Avem mai multă flexibilitate în organizarea programului mai ales datorită muncii de acasă, mai multe opțiuni între care să alegem și mai multă putere de decizie legat de cum ne folosim timpul, iar acest fapt ne sperie și ne determină să amânăm luarea deciziilor.
7 acțiuni pentru un time management mai bun
Pentru a avea o viață în care timpul este aliatul nostru, în care simțim că realmente am ales să facem ceea ce ne aduce cea mai mare valoare și acționăm eficient, recomand câteva acțiuni:
1. Fii atent la propriile convingeri
Identifică acele convingeri care stau la baza alegerilor tale de time management. Cum ai putea reformula convingerile negative actuale astfel încât să te stimuleze spre alegeri cu sens pentru tine? Pentru fiecare convingere pe care o identifici adresează următoarele întrebări: „Îmi este utilă?”, „Mă ajută să merg în direcția pe care o doresc”?
După ce ai reformulat convingerea, construiește dovezi pentru această nouă convingere acționând zilnic pe baza ei. În acest fel vei construi o convingere nouă puternică, care va aduce cu adevarat beneficii adultului care ești astăzi.
Adresează-ți mereu întrebări precum:
„Dintre persoanele pe care le cunosc, este cineva care acționează conform convingerii mele redefinite? Ce face această persoană? Cum acționează zilnic? Ce o definește?”Apoi exersează și aplică zilnic soluțiile care vin ca răspuns.
2. Definește-ți obiective clare
Pornind de la ceea ce îți dorești să realizezi profesional și personal, ceea ce ți-ar aduce satisfacție, ținând cont de punctele tale forte, de ceea ce te motivează, ceea ce te pasionează, setează-ți obiectivele. Prin stabilirea obiectivelor și a unui plan de acțiune asociat ai clarificat spre ce merită să îți îndrepți energia și atenția, iar toate acțiunile care urmează se leagă de acest pas foarte important.
Stabilește un număr gestionabil de obiective și finalizează ceea ce îți propui pentru a menține o motivație crescută dată de un time management mai bun, în care ții cont de prioritățile tale. Reține că este mai eficient să stabilești trei obiective importante pentru tine, decât zece pe care să ți le propui și să nu reușești să le realizezi.
3. Învață să planifici
Centralizează-ți toate cerințele/ sarcinile pe care le ai, atât profesional, cât și personal și planifică. Scrie într-o agendă (ideal este să fie sincronizată telefon/ laptop/ tabletă) și planifică acțiunile pe care alegi să le desfășori în săptămâna/ ziua următoare, folosind următoarele reguli:
- Începe cu este mai dificil sau aplică regula 90/90/1 promovată de Robin Sharma (despre care te poți informa aici).
- Grupează activitățile (telefoane, răspuns la email-uri, activități operaționale, plăți etc.)
- Aplică tehnica Pomodoro (minimum 25 de minute neîntrerupte de muncă pe un subiect).
- Activitățile care presupun sub 2 minute pentru rezolvare fă-le pe loc pentru a nu supraaglomera agenda.
- Planifică ținând cont de urgență și importanță (matricea Eisenhower).
4. Planifică timpul dedicat activităților plăcute
Ține minte să planifici și acțiunile ce țin de hobby-uri, acțiuni care îți fac plăcere, te relaxează și îți aduc energie. Acest lucru este extrem de important pentru starea ta de bine, din punct de vedere neurologic și psihologic, fiind obiectivul major al unui bun time management.
Totodată, ține minte să faci loc și pentru odihnă, fără ea, productivitatea noastră scade semnificativ.
Timpul acordat planificării este un timp extrem de prețios, deoarece presupune un timp petrecut pentru a alege corect și bine pentru tine și pentru obiectivele tale.
5. Simplifică, observă, monitorizează
Simplifică. În lista ta de sarcini selectează doar ceea ce cu adevărat are utilitate pentru tine. Simplifică-ți viața prin alegeri cu sens pentru tine.
Observă și monitorizează. Fă o mică evaluare a modului în care ai respectat ce ți-ai propus ca agendă, observă ce tip de acțiuni intervin printre cele pe care ți le-ai propus, dacă îți aduc beneficii sau doar te sabotează (ex: timpul petrecut pe Facebook sau TV). Fii onest cu tine și alege din nou când faci agenda pe ziua / săptămâna următoare, pe baza concluziilor trase în această etapă.
6. Practică „monk mode”
Atunci când lucrezi la cerințele cele mai importante sau solicitante practică „monk mode”, adică oprește internetul, dă telefonul pe silent, închide emailul și lucrează doar la subiectul care necesită toată atenția ta. Vei vedea că vei fi mult mai eficient și vei obține rezultate mai bune.
Citește aici articolul integral: „De ce este util să practicăm mindfulness”
7. Înconjoară-te de oameni eficienți
Neuronii tăi oglindă te vor ajuta să preiei și să aplici tehnici și metode eficiente pentru a te organiza în așa fel încât să îți atingi obiectivele. Mai mult de atât, vei dezvolta un mod de gândire orientat spre creștere continuă.
James Clear, autorul cărții „Atomic Habits”, are o abordare foarte practică de a dezvolta obiceiuri noi. El pleacă de la schimbarea identității (care se traduce prin convingeri, perspectivă asupra lumii, prejudecăți), urmată de schimbarea proceselor (adică ce faci) pentru a ajunge la rezultate (ce obții). Dacă nu ai citit încă această carte, ți-o recomand pentru un time management de care să fii mulțumit.
